時間を計るだけで週報作成時間を10％削減
こんばんは。
ハイブリッドワーカーの高梁巧也です。
みなさん、週報や日報って書かれてます？
私は月曜に先週のまとめとして
週報を書いているのですが、
ちょっとした工夫で作成時間が
10%も減ったのです。
みなさんにお伝えしてもよろしいでしょうか？
ある時ふと思ったのです。
「週報を書くのにどのくらいかかってるの？」
いつもは書いてる途中で話しかけられたり、
別の仕事の進捗を確認したり、
と他の業務を間に挟みながら書いていました。
そうすると、集中力が途切れるため
筆が遅くなるんですよね。
書き始めから書き終わりまで
だいたい1.5時間～2時間くらい。
週報には項目がありますよね。
例えば、業務の種類別だと、
資料作成とか会議とか。
他にも顧客別、製品別とか。
それぞれの項目にどのくらいの時間を
掛けているか、時間を計ってみたんです。
そしたらなんと！！
時間を計るだけで作成時間が10%減ったんです。
時間を計っているという意識からか
作成に集中でき、スイスイ書けてしまいました。
書くことだけに意識が向かうと
細かな表現を試行錯誤したり、書いてる内容から
他の仕事を想像したりしてしまいます。
時間を意識することで、終わりに向かって
仕事が進むため、集中力が増し、短時間で
書き終えることができたのだと思います。
みなさんも是非、時間を計ってみてください。
今日もここまで読んで頂きありがとうございます。
